Обзор программы для сравнения документов ABBYY Comparator: найди десять отличий

Об актуальности ABBYY Comparator в бизнес-среде говорить не приходится. Исследования показывают, что почти 60% офисных работников сталкиваются с задачей сравнения документов, при этом каждый пятый сотрудник занимается такой деятельностью регулярно, например чтобы снизить риск подписания некорректной версии договора из-за изменений, которые могли быть внесены контрагентом. В 78 % случаев юристы, представители договорных отделов, логисты, менеджеры по продажам, финансисты и другие офисные сотрудники сравнивают бумажные экземпляры документов с электронными, в 61 % — файлы Microsoft Word между собой, чуть реже — копии в формате PDF с документами MS Office (51 %) и отсканированные изображения документов с их электронными дубликатами (37 %). Налицо сильная разрозненность форматов данных, которая вкупе с низкой степенью автоматизации существенно затрудняет процесс поиска несоответствий в документах, особенно в случае их построчной сверки. Не удивительно, что в некоторых организациях закрывают глаза на подобные вещи, совсем не подозревая, насколько рискованным может быть такой подход к организации документооборота в компании.

Ярким примером посредственного подхода к сравнению документов является нашумевшая история с заемщиком банка «Тинькофф кредитные системы», который переписал договор с финансовым учреждением и взял кредит на придуманных им самим условиях. Данная ситуация возникла из-за того, что банковские служащие не прочитали условия кредита, по факту измененные заемщиком, и активировали клиенту карту, согласившись тем самым с выдвинутыми им требованиями. Случай вполне допустимый, ведь, по сути, сотрудникам банков, страховых компаний и многим другим приходится глазами сверять все строчки договоров, что не так просто. Стоит отметить и другие трудности, с которыми сталкиваются организации. Так, банкам во многих случаях важно ускорять процесс выдачи кредитов. Не следует забывать и об объеме договоров, который постоянно растет. Все это означает, что времени для тщательной сверки документов у сотрудников крайне мало, а значит, у компаний есть риск стать жертвами недобросовестных клиентов.

Решением может быть автоматическое сравнение документов. Именно для выполнения этой задачи и предназначен ABBYY Comparator, благодаря встроенной технологии оптического распознавания текстов (Optical Character Recognition, OCR) обеспечивающий сравнение документов на русском и английском языках как в текстовых форматах, так и в графических (отсканированные материалы или их фотографии, PDF без текстового слоя и тому подобное). Пользователю нужно только загрузить отсканированное изображение документа — и текст будет автоматически распознан перед поиском различий с эталонным документом.

Ключевой сценарий использования ABBYY Comparator — сравнение бумажной копии документа (например, скана подписанного договора) с его электронной версией

Программа позволяет сравнить два документа любой комбинации поддерживаемых форматов:

• PDF (*.pdf);
• файлы изображений (*.jpeg, *.tiff, *.png , *.j2k, *.bmp, *.jbig2, *.gif, *.pdf и другие);
• Microsoft Office:
  • Word (*.doc, *.docx);
  • Excel (*.xls, *.xlsx);
  • PowerPoint (*.ppt, *.pptx);
• Rich Text Format (*.rtf);
• Open Document (*.odt, *.ods, *.odp);
• текстовый документ (*.txt);
• HTML (*.html);
• XPS (требуется Microsoft .NET Framework 3.x).

ABBYY Comparator имеет простой, интуитивно понятный интерфейс с минимальным количеством настроек и не требует специального обучения для начала работы — достаточно перетащить мышью файлы с документами в окно программы, определиться с настройками языковых параметров на вкладке «Сравнение» и дождаться обработки загруженных данных. При желании можно задать дополнительные настройки сравнения документов для получения более точных результатов. Например, включить поиск опечаток и различий в пунктуации, а также изменить режим обработки PDF-документов.

Интерфейс программы

Программа находит следующие виды различий: удаление, добавление и исправление. Несущественные различия в форматировании, начертании, пробелах и табуляциях игнорируются. Все обнаруженные несоответствия отображаются на отдельной панели, а также подсвечиваются по тексту в обоих документах. При переключении по сформированному списку несоответствий синхронно просматриваются оба документа, которые можно расположить горизонтально или вертикально.

Параллельный просмотр найденных несоответствий в обоих документах

Можно перемещаться между различиями на специальной панели, и найденные различия будут синхронно подсвечиваться на сравниваемых документах

Важной особенностью ABBYY Comparator является возможность создания подробного отчета о различиях и последующего его сохранения в виде таблицы в формате Word или PDF-документа с комментариями в местах изменений. Полученную таблицу можно использовать, например, для вставки в отчет о согласовании документов. Несущественные различия перед формированием отчета можно удалить.

Отчет о найденных различиях экспортируется в файл в формате *.docx

ABBYY Comparator поддерживает сохранение результатов сравнения в виде PDF-документа с комментариями, который можно создать на основе любого из сравниваемых документов

ABBYY Comparator поставляется разработчиком в виде версии для скачивания, которая содержит лицензию для использования на одном рабочем месте с операционной системой Windows. Программа доступна для приобретения в интернет-магазине, а также у партнеров компании. Рекомендованная стоимость решения составляет 23 тысячи рублей.

Для оценки возможностей приложения предусмотрена полнофункциональная пробная версия продукта, срок действия которой ограничен 30 днями. С ее помощью любой пользователь может проверить в деле современные OCR-технологии ABBYY и убедиться в их эффективности при сравнении любых типов документов.

Кроме того, на сайте ABBYY доступен инструментарий разработчика ScanDifFinder SDK. Он позволяет встроить технологии сравнения документов в различных форматах в IT-инфраструктуру предприятия, системы электронного документооборота и прочие используемые в корпоративной среде решения для работы с договорами, актами, прайс-листами, маркетинговыми материалам и другими документами.